Legal Project Management har funnits i mer än 15 år och används över hela världen. Legal Project Management-metoden kan bidra till att möta de ökade krav och förväntningar som ställs på advokatbyråer, bolagsjurister, chefer och enskilda jurister. Det säger Marion Ehmann, som arbetar som konsult och har gett råd och utbildat jurister i Legal Project Management under de senaste 11 åren.

Vi träffade Marion Ehmann för att lära oss mer om projektledningsmetoden, som riktar sig specifikt till advokater och jurister.

Marion har en bakgrund som jurist och hennes intresse för metoden uppstod när hon undrade ”varför arbetar vi som vi gör? Är det verkligen det mest lämpliga sättet?”. När Marion introducerades till Legal Project Management fann hon verktyg som hon och hennes kollegor kunde använda för att effektivisera arbetsprocesser, öka klientnöjdheten och behålla talanger.

”Jurister är ofta ofrivilliga projektledare”

Under vårt möte med Marion påpekar hon att det alltför länge har funnits en falsk föreställning om att det inte finns något projektarbete inom juridiken. Marion påpekar att alla rättsfall är projekt, som bör behandlas med ett öga för projektledningsmetoder. Tyvärr är det få jurister som är utbildade för att arbeta med projektledning och det är ofta nedprioriterat i det juridiska arbetet. Marion Ehmann vill ändra på den prioriteringen och därmed förändra bilden av projektledarens roll inom juridiken.

"Det är inte storleken som avgör om det är ett projekt. Varje juridiskt ärende - oavsett storlek - är per definition ett projekt."

Legal Project Management bygger på den generella projektledningsmetodiken, där de verktyg som kan användas i ett juridiskt sammanhang har valts ut och testats noggrant. Det är verktyg som flera advokater och jurister har använt i praktiken i olika situationer och därför vet vi att de fungerar. Rätt använt kommer du att upptäcka att du kan organisera och tydliggöra processerna för organisationen, teamet, den enskilde medarbetaren och klienten.

Fördelarna med Legal Project Management

Den juridiska marknaden har förändrats avsevärt under de senaste åren. Detta återspeglas både i klienternas förväntningar och i vissa av de interna utmaningar som man ställs inför i praktiken. Legal Project Management kan hjälpa till att lösa - eller åtminstone minimera - dessa utmaningar, säger Marion.

Några av de typiska utmaningar som Legal Project Management kan hjälpa till att lösa är
- Förbättra relationen med klienten genom att förstå dem bättre och tillgodose deras behov,
- Undvika missförstånd och att göra uppgifter som klienten inte uppskattar (och därför inte kan faktureras,
- Öka medarbetarnas tillfredsställelse med sin arbetssituation.

Kundernas förväntningar på ”mer för mindre”

Vi ser en trend där klienterna förväntar sig mer juridik för mindre pengar. Detta är en utmaning eftersom advokater naturligtvis vill ha nöjda klienter, men också måste upprätthålla en ekonomiskt hållbar affärsmodell. Pressen varierar bland annat beroende på advokatbyråns marknadsposition och uppdragets komplexitet. Ett sätt att möta ”more for less”-trenden är att skapa tydlighet kring klientens behov och ärendets storlek tidigt i processen. Förutom att identifiera klientens behov och ärendets kärna, ska du också definiera hur många resurser du förväntar dig ska vara involverade för att lösa ärendet. Detta kan t.ex. uppnås genom en noggrann kartläggning och avgränsning av uppgiften, vilket är grundläggande för god projektledning.

Klienten och advokaten har inte alltid samma prioriteringar. För många jurister är det inte prioriterat att tänka på hur man ska organisera arbetet, men ur klientens perspektiv kan det vara viktigt och något som de kommer att sakna om det inte prioriteras.

Enligt Marion beror detta på att ”klienterna ofta är mer utbildade i projektledning än vad advokaten är”. Klienten kan bedöma om det saknas överblick över projektet, om de inblandade parterna gör dubbelarbete och om det dyker upp överraskande element, vilket kan leda till att budgeten överskrids. Många klienter har dock svårare att bedöma kvaliteten på det juridiska arbetet. Därför är hanteringen av ett rättsärende ofta lättare för klienten att bedöma än kvaliteten på den juridiska rådgivningen.

Marion har också talat med många klienter som upplever ”overlawyering”, det vill säga att klienten söker hjälp med ett mindre ärende, eller som innebär en mindre risk för klienten, men som advokaten hanterar i en mycket större skala. En av anledningarna till att detta händer är att uppgiften samt klientens behov inte har definierats tydligt i början av arbetet. Marion förklarar att advokater tenderar att överkomplicera rådgivningen eftersom de vill vända på varje sten, och att klienten ibland upplever att de råd de får är av en helt annan omfattning än vad de efterfrågat.

Den gyllene överblicken

I större ärenden är det en fördel att dela in processen i faser. Det gör hela processen tydligare för de inblandade parterna eftersom man får en överblick över var man befinner sig och vilket arbete som ligger framför en. När ett ärende delas upp skapar man också tydligare förväntningar och transparens kring vilka som är involverade och vilken information de behöver för att lösa respektive ärende. Det gör arbetet mer strukturerat - man vet vad som behöver göras och man får mer effektiv arbetstid som kan faktureras.

Kampen om talangerna

En annan trend som har blivit tydlig de senaste åren är att unga jurister söker en bättre balans mellan arbete och fritid och mer förutsägbarhet. Detta är ett viktigt behov att ta hänsyn till när advokatbyråer ska attrahera och behålla talanger. Utmaningen är inte nödvändigtvis att det finns perioder med ökad arbetspress, men när hög arbetsbelastning blir ständig vardag och det inte finns någon överblick och förutsägbarhet kan det bidra till att medarbetare slutar. Marion tror att man genom att arbeta med Legal Project Management kan skapa förutsägbarhet och kontroll över vem som gör vad, vem som behöver vilken information och vad som förväntas av varje individ. Det ger också mer tid över till det som jurister tycker är roligt - de juridiska uppgifterna.

Fördelarna för bolagsjurister och juridiska avdelningar

Marion understryker att LPM inte bara är till för advokater och advokatbyråer. Även bolagsjurister har stor nytta av metoden när de implementerar den i sitt arbete. Bland annat kan de tackla utmaningen med ”så mycket att göra, så lite tid”. Företagsjurister måste ofta fråga sig själva ”är det här en uppgift för oss eller ska andra avdelningar göra det?” och ”hur kan vi förbättra samarbetet?”. Samma sak gäller för andra avdelningar inom organisationen, där det kan uppstå tvivel om huruvida uppgiften är av juridisk karaktär. Detta förekommer både inom den privata och den offentliga sektorn. Det är en stressfaktor för bolagsjuristen att få uppdraget för sent och i dessa situationer kan bra projektledning vara avgörande.

Med juridisk projektledning kan man frigöra tid för att tänka ut smartare lösningar som också gör arbetet roligare. Detta kan uppnås genom att minimera missförstånd eller att slippa jaga folk för att utföra uppgifter, klargöra missförstånd som borde ha gjorts tidigare, hantera sista minuten-uppgifter som kunde ha gjorts mer effektivt för en vecka sedan. På så sätt kan Legal Project Management vara ett utmärkt verktyg för att fokusera på kärnuppgiften.